Электронный документооборот (ЭДО) все уверенней вытесняет бумажный. С каждым днем растет вероятность того, что ЭДО вскоре станет и вовсе обязательным и безальтернативным. Но, тем не менее, перед многими компаниями до сих пор стоит вопрос: переходить на электронные документы или все же продолжить использовать бумажные?

Чтобы помочь разрешить дилемму, мы собрали подборку причин, почему все-таки переход на ЭДО нужен именно вам (возможно, даже именно сейчас:).

Причина №1 — Экономия на затратах

Переход на ЭДО значительно сокращает затраты компании: сотрудники освобождаются от трудоемкого «ручного ввода» данных (заказов, уведомлений об отгрузке либо получении, счетов, счетов-фактур, отчетов о продажах и т.д.), быстрее проходит обработка заказов, снижаются затраты на факсимильную и почтовую связь, услуги курьеров.

Причина №2 — Повышение привлекательности предложения

Отказ от ручного ввода данных в магазинах повышает привлекательность вашего предложения через платформу TOPBY.

Ассортимент поставляемой продукции поставщиком в торговую сеть может варьироваться от 10-15 до тысяч и более позиций. Для приема такого объема информации по факсу, ручного ввода заявки, счета, накладной в автоматизированную систему управления предприятием может потребовать большое количество времени, затрачиваемого персоналом.

С внедрением EDI-технологий необходимость «перенабирать» заказы уходит, что экономит рабочее время персонала и сокращает цикл обслуживания заказа.

Причина №3 — Отсутствие ошибок ручного ввода

Применение электронного обмена данными исключает возможность ошибок «ручного ввода», которые часто приводят к дополнительным затратам.

Причина №4 — Расширение рынка потенциальных покупателей

Переход на ЭДО позволяет предоставить актуальный каталог товаров, прайс-листы огромному количеству потенциальных покупателей при значительно более низких затратах; возможность самостоятельного поиска новых покупателей товаров (по многим параметрам) и мгновенный обмен с ними предложениями, сообщениями.

Причина №5 — Мгновенное получение сообщений

EDl-сообщения, отправленные посредством платформы TOPBY, доставляются получателю через 10-30 секунд после отправки. Нет необходимости тратить время на ожидание заказа, беспокоиться о качестве приема факсимильного сообщения.

Причина №6 — Единый стандарт сообщений

Для передачи сообщений используется подмножество международного стандарта обмена электронными сообщениями EANCOM 2002 S3, который является самым распространенным стандартом технологий электронной передачи данных.

Причина №7 — Возможность внедрения новых типов бизнес-процессов

После внедрения EDI появляется возможность использовать такие широко используемые в западных странах бизнес-процессы, как «Запасы управляемые поставщиком» (VMI, Vendor Managed Inventory), «Процесс непрерывного пополнения» (CRP, Continuous Replenishment Process), «Совместное планирование пополнения и прогнозирование» (CPRF, Collaborative Planning Replenishment and Forecasting), которые позволяют значительно увеличить торговый оборот между бизнес-партнерами, повысить рентабельность оборотного капитала и конкурентоспособность компании на рынке.

Причина №8 — Безопасность

Содержимое EDI-сообщения не может видеть никто, кроме отправителя и получателя (даже администраторы системы). Строгие меры безопасности делают несанкционированный доступ к информации невозможным.

Причина №9 — Сохранность

Документы, отправленные посредством платформы сохраняются даже при чрезвычайных ситуациях. Делать резервные копии электронного документооборота легко и просто. Цифровой архив можно хранить в облаке или на удалённом сервере. При пожаре жёсткие диски сгорят, как и бумажные документы. А регулярно дублируемые файлы сохранятся.