Сегодня численность владельцев ключей электронной подписи в Беларуси превысила 800 тысяч, и эта цифра постоянно растет. Компании, которые выбрали для себя цифровой документооборот, в какой-то момент сталкиваются с необходимостью продлить срок действия сертификата ЭЦП. Ведь без своевременного проведения этой процедуры документы будут считаться недействительными, из-за чего работа фирмы на время может приостановиться.
Какие функции имеет электронная подпись?
К электронному аналогу подписи предъявляются все те же требования, что и к традиционной. Их функциональность также равноценна. Пользоваться ЭЦП стоит в том случае, если вам нужен хранитель основных данных, способный:
- подтвердить достоверность документации;
- проконтролировать уникальность представленных данных;
- уберечь официальные бумаги от подделки при передаче важных документов онлайн.
ЭЦП, которую выдает Национальный центр электронных услуг, позволяет заверять электронные документы на территории Республики Беларусь при заключении соглашений и сделок как между компаниями, так и между физическими лицами (как установить ЭЦП).
Нужно учитывать, что любые коррективы после заверения документа электронной подписью вносить уже нельзя. Если на бумажном носителе допускается редактирование определенных отметок после заверки, то в электронном необходимо аннулировать некорректную версию документа, создать новый и повторно подписать электронной подписью и отправить компании контрагенту. В этом и заключается их различие.
Сколько действительна ЭЦП?
Цифровые подписи могут быть актуальны год или два. После нескольких дней с даты устранения кода сертификат ЭЦП нужно продлить, так как документация с подписью с истекшим периодом будет считаться недействительной.
Пользователи имеют право на обновление цифровой подписи в течение трех месяцев с того момента, как срок эксплуатации закончился. При продлении возможно внесение изменений в сведения, которые содержатся в ключе (кроме смены УНП).
Как продлить ключ ЭЦП?
Самый привычный и до недавнего времени единственный способ продлить действие ЭЦП — прийти в ГосСУОК, заранее записавшись на процедуру на сайте. Сделать это в учреждении могут как индивидуальные предприниматели, так и обычные граждане РБ, а также любые фирмы.
Для этого нужно иметь на руках и передать специалистам документы для продления ЭЦП:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- бумага с необходимыми данными о пользователе;
- копия квитка, подтверждающего расчет.
С октября 2020 года продление действующей ЭЦП не обязывает владельца подписи или ответственного сотрудника с доверенностью от начальника присутствовать лично.
Перерегистрация в удаленном режиме стала возможна после запуска платформы на едином портале электронных услуг. Она открыта специально для тех юрлиц и физлиц, которые в работе или обыденной жизни пользуются преимуществами электронной подписи, но срок эксплуатации сертификата ЭЦП у них истек.
Чтобы продлить ЭЦП без посещения учреждения, клиенту нужно зайти на сайт portal.gov.by, перейти в раздел «Дистанционное издание сертификата индивидуального предпринимателя (физического лица) с использованием действующего сертификата» и отправить письмо о продлении с указанием продолжительности запуска обновленного сертификата ЭЦП. Она может составлять 12 или 24 месяца.
Оплатить услугу можно онлайн: через Assist или ЕРИП. Также отправить деньги на счет можно с применением сформированного при предоставлении услуги счета-фактуры.
Когда оплата произведена, пользователю автоматически выдается сертификат открытого ключа, который располагается в специальном облаке на сервере. Войти в него можно после получения дальнейших указаний удобным способом: на личную страницу на платформе, на электронную почту или в SMS-сообщении.
При необходимости пользования ключом ЭЦП несколькими представителями фирмы руководитель должен удовлетворить запросы сотрудников на доступ к подписи.
При наличии СОК каждый может разработать электронную цифровую подпись. С ней доступно подписание любых документов, подача декларации, которую периодически запрашивает налоговая, или отчета в Фонд социальной защиты населения.
Кроме того, юридическое лицо и физлицо вправе запросить любую электронную услугу на portal.gov.by и провести много других процедур. Например, гражданам РБ таким способом можно получить информацию о сумме любых выплат, например, пенсии или пособия, получить пропуск на пребывание в ограниченной для посещений местности. Всего для них доступно 38 электронных услуг и 7 административных процедур. Посмотреть весь перечень предлагается на сайте НЦЭУ.
Как продлить ключ ЭЦП юридическому лицу?
Последовательность действий для продления ключей ЭЦП компаниями ничем не отличается от описанной выше схемы для индивидуальных предпринимателей. В Удостоверяющем центре обновление могут осуществить как физические, так и юрлица. Замена требует предоставления того же перечня документов.
Различные фирмы могут пользоваться подписью в течение всего времени ее работы (1 или 2 года), после этого также должны продлить ЭЦП.
| Перечень документов при продлении срока действия сертификата | для руководителя организации | для руководителя обособленного подразделения юридического лица (филиала) | для уполномоченного представителя юридического лица | для уполномоченного представителя обособленного подразделения юридического лица (филиала) | для индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката | для доверенного лица индивидуального предпринимателя |
| документ, удостоверяющий личность, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь; | + | + | + | + | + | + |
| перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью; | + | + | + | + | ||
| перечень сведений о Подписчике, заполненный и подписанный индивидуальным предпринимателем и заверенный печатью(при наличии печати); | + | + | ||||
| копия документа, подтверждающего оплату услуги; | + | + | + | + | + | + |
| копия документа, подтверждающего полномочия руководителя на момент получения услуги (выписку из приказа и т.п.), заверенную печатью организации; | + | |||||
| доверенность, выданную руководителю обособленного подразделения руководителем юридического лица (головной организации) (ч.3 п.3 ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь); | + | |||||
| доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь; | + | |||||
| доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь: выданную руководителем юридического лица (головной организации) (п.5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь) либо выданную руководителем обособленного подразделения в порядке передоверия (при наличии такого права, предусмотренного доверенностью); |
+ | |||||
| доверенность (оригинал) на представление интересов индивидуального предпринимателя; | + | |||||
| копия свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ); | + | + | ||||
| копия извещения о присвоении УНП либо копию положения об обособленном подразделении (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующей перерегистрации за счет Подписчике, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ); | + | + | ||||
| копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя; | + | + | ||||
| копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь *При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика). |
+ | + | + | + | + | + |
