Электронные накладные: создание, обмен, хранение, легитимность

Электронные накладные – легитимные накладные, источником которых является электронное сообщение, переданное грузоотправителем грузополучателю.  Документ содержит абсолютно те же сведения и реквизиты,  что и бумажный аналог.

Электронные накладные, переданные через аттестованного EDI-провайдера и прошедшие все логические проверки – полностью заменяют собой бланки строгой отчетности.

Заказать консультацию

Электронные накладные: что позволяет их использование?

5 простых шагов, чтобы подключить Электронные накладные:

Получить ЭЦП

Получить GLN

Подключиться к аттестованному EDI-провайдеру СТТ

Оповестить своих контрагентов

Начать экономить!

Если у МОЛ (от «материально ответственное лицо») отсутствует электронно-цифровая подпись (ЭЦП): оформите заявку и получите ЭЦП с атрибутным сертификатом (АС) в РУП «Национальный центр электронных услуг»

Если у вас отсутствует GLN-номер: оформите заявку и получите основной GLN-номер в Ассоциации ГС1 Бел для идентификации вашего юрлица. Доп. GLN-номера необходимы для указания мест отгрузки, доставки (склады, торговые объекты, филиалы) вашего юрлица

Оставить свою заявку на подключение к EDI-платформе TOPBY

Проинформировать своих партнеров о готовности к работе с электронными накладными через EDI-платформу TOPBY

Начните экономить за счет снижения расходов на покупку, хранение бумажных вариантов накладных. 

Законно ли использование электронных накладных?

ООО «Современные технологии торговли» — аттестованный провайдер для передачи электронных ТТН и ТН в Республике Беларусь.

Список нормативных правовых актов, позволяющих это сделать:

  • Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (ред. Законов Республики Беларусь от 08.11.2018 №143-3). Читать полностью…

  • Пункт 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019г. №411 «О налогоообложении». Читать полностью…


  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 №940 (в ред. Постановления Совмина от 23.04.2021 №250) «О функционировании механизма электронных накладных». Читать полностью…


  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019г. №941 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь». Определяет основные роли и требования ко всем заинтересованным сторонам при работе с эТТН, эТН. Читать полностью…


  • Постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных». Описан актуальный формат и структура электронной накладной. Читать полностью…


  • Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2016 №58 (в ред. постановлений Минфина от 23.08.2017 №26от 28.04.2018 №26, от 10.08.2018 №58, от 03.05.2021 №35) «О формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной и порядке их заполнения» (вместе с «Инструкцией о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной»). Читать полностью…


  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008г. №970 «Об утверждении правил автомобильных перевозок грузов» (в ред. постановлений Совмина от 15.12.2008 №1936от 30.12.2010 №1910, от 21.02.2011 №222, от 13.04.2011 №488от 13.04.2011 №493, от 09.07.2013 №599, от 04.10.2013 №885от 16.03.2015 №195, от 05.02.2016 №102, от 26.02.2016 №158от 07.03.2018 №187, от 18.02.2019 №104, от 28.12.2019 №937от 29.06.2020 №381, от 30.12.2020 №772). Читать полностью…


  • Указ Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020г. №496 «О прослеживаемости товаров». Читать полностью…


  • Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 апреля 2021 г. № 250 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. № 496». Читать полностью…


  • Указ Президента Республики Беларусь от 10 июня 2011г. №243 «О маркировке товаров контрольными (идентификационными) знаками» (в ред. Указа от 6 января 2021 г. №9). Читать полностью…

Уже обмениваются электронными накладными посредством EDI-платформы TOPBY

Электронные накладные: часто задаваемые вопросы

1. Электронные накладные: С чего мне необходимо начать для работы с электронными накладными?

  • получить ЭЦП на физическое лицо и атрибутный сертификат (используется в целях передачи определённых полномочий определённому сотруднику для подписания электронных документов от имени конкретной организации): Республиканский удостоверяющий центр управления ГосСУОК, Удостоверяющий центр Информационно-издательский центр по налогам и сборам. Полезно знать: как установить ЭЦП сертификат, как продлить ЭЦП ключ;
  • получить GLN-номер. Полезно знать: что такое GLN-номер и где его получить?;
  • получить GTIN на товары для дальнейшей отгрузки по электронным накладным. Полезно знать: что такое GTIN и GTIN ограниченной циркуляции?;
  • подключиться к платформе электронного документооборота – EDI-платформа TOPBY.

2. При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?

Нет, не нужно. В соответствии с законодательством, электронная накладная созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

3. Если у нас в организации есть ключ ЭЦП, подойдет ли он для подписания электронной накладной?

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

4. Кто подписывает электронную накладную?

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

5. Будут ли где-то храниться отправленные/полученные электронные накладные? Если да, то где и как долго?

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

6. Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?

Нет. Не можете.
Согласно Постановлению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных» с 01.07.2021г. внесены изменения в структуру и формат электронных накладных. Одним из таких изменений стало обязательным указание GTIN товара в электронных накладных.

Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить джитин. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.

7. Если у меня есть внутренние GTIN, GTIN ограниченной циркуляции на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?

Да, можете.
GTIN ограниченной циркуляции 
можно использовать в новом формате электронных накладных с 1 сентября непосредственно внутри субъектов хозяйствования, без обращения к Системе ePASS с целью идентификации товаров для внутреннего перемещения, учета.

8. Электронные накладные: С чем поедет водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

9. Какие документы проверяют контролирующие органы?

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

10. Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

11. Как оформляются возвраты в электронной накладной?

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

12. Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

13. Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до  2026г.). Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

  • физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»);
    обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение);
  • использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс;
  • поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL;
  • внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

14. Как быстро передается электронная накладная?

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

15. Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

16. Электронные накладные: Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки. Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

17. Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

18. Услуга по передаче электронных накладных платна? Если ДА, какова стоимость одной электронной накладной?

Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе. Стоимость создания и передачи электронных накладных в разы дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С увеличением количества передаваемых документов стоимость будет снижаться. На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.

19. Какие статус-коды используются в EDI-платформе при передаче информации о текущем статусе документа?

Коды, которые использует EDI-провайдер для передаче информации о текущем статусе электронного документа:

  • 2550 – подтверждение о получении электронного документа;
  • 2551 – подтверждение о получении извещения;
  • 2552 – подтверждение о получении электронного документа с подпиcью второй стороны. Для документов: эАкт, эДокумент;
  • 2553 — подтверждение о загрузке ЭСФ по НДС на портал МНС;
  • 2554 — подтверждение о выставлении ЭСФ по НДС;
  • 2555 — подтверждение о подписании второй стороной ЭСФ по НДС;
  • 2556 — подтверждение о статусе «На рассмотрении»;
  • 2557 — подтверждение о статусе «Аннулирован поставщиком»;
  • 2558 — подтверждение о статусе «Аннулирован»;
  • 2560 – подтверждение об отправке электронного документа.

Описания сообщений ЭТТН:

  • 2562 – подтверждение об отправке электронного документа с подписью второй стороны. Для документов: эАкт, эДокумент;
  • 2570 – уведомление об ошибке (электронный документ не передается получателю);
  • 2571 – предупреждение о несоответствии (ЭТТН передается получателю).

Статус-коды, которые используются организациями для подтверждения или уведомления:

  • 2650 – извещение о получении электронного документа или подтверждение отмены;
  • 2651 – извещение о получении уведомления;
  • 2750 – уведомление об изменении;
  • 2752 – уведомление об автоматической отмене (используется только в целях системы прослеживаемости).

Остались вопросы? Закажите обратный звонок и наш специалист с радостью ответит на них!