Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе

За последние годы использование субъектами хозяйствования Беларуси электронных юридически значимых документов с электронной подписью в своей повседневной деятельности активно растет. Юридическая значимость такого электронного документа означает, что он может служить правовым аргументом для защиты своих прав, включая претензии, процессуальные и налоговые действия, а также ведения отчетности. Однако, неизбежны случаи, в которых возникает необходимость создания и правильного оформления официальных копий электронных документов.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе — это процесс, который подтверждает, что электронный документ, который необходимо представить в бумажном виде, является достоверным и имеет юридическую силу.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе необходимо для того, чтобы ее можно было использовать в различных хозяйственных или юридических ситуациях, например, при взаимоотношениях с поставщиками, покупателями, для отчетности, или в судебных органах.

Для того, чтобы форма электронного документа, распечатанная на бумажном носителе, стала легитимной и имела юридическую силу, она должна быть удостоверена, т.е. должно быть подтверждено соответствие содержание копии эДокумента самому эДокументу, а также подтверждена действительность ЭЦП, которой подписан электронный документ.

Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе утвержден Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 №1086 «Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе».

Перечень субъектов, которые могут оказывать услуги по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе определен в статье 20 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»:

• организацией или индивидуальным предпринимателем, создавшими такой электронный документ;
• организацией, получившей электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем;
• нотариусом;
• регистратором республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним;
• организацией на основании лицензии на деятельность по технической и (или) криптографической защите информации в части соответствующих составляющих этот вид деятельности услуг по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;
• государственными органами, другими организациями или физическими лицами в случаях, предусмотренных законодательными актами.

Для осуществления удостоверения уполномоченным лицом от организации или индивидуального предпринимателя, создавшим или получившим такой электронный документ, необходимо:

• отобразить общую часть электронного документа на мониторе используемого компьютера;
• проверить целостность электронного документа, форму внешнего представления на бумажном носителе которого нужно удостоверить;
• в случае, если документ отвечает требованиям, установленным законодательством, изготовить (распечатать) форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;
• провести сверку формы внешнего представления электронного документа с формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, установить их идентичность;
• совершить удостоверительную надпись одним из следующих образов:
  • вручную;
  • путем проставления штампа;
  • средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ);
  • иным способом и размещением ниже реквизита «Подпись».

При отсутствии свободного места удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Если форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформлена более чем на одном листе, то все листы должны быть прошиты либо каждый лист должен быть заверен путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение, если иное не установлено законодательством.