Клиент

Республиканское унитарное производственное предприятие «Гранит» — крупнейшее предприятие в Европе по добыче и переработке плотных горных пород.

Проблема\задачи

На момент обращения РУП “Гранит” в ООО “Современные технологии торговли” предприятие осуществляло круглосуточную отгрузку продукции железнодорожным и автотранспортом для более чем 500 контрагентов.

Это представляет собой  около 100 000 накладных, часть из которых требовало 9000 почтовых отправлений в год.

Такая ситуация приводила к:

  • существенным расходам на почтовую пересылку и печать документов,
  • занимало рабочее время сотрудников, готовящих документы,
  • затрудняло возврат подписанных документов, а иногда провоцировало потерю документов на стороне контрагентов.

Чтобы оптимизировать работу с документами, было принято решение перейти на электронный обмен данными и решить следующие задачи:

  • сократить бумажный документооборот,
  • снизить время подготовки документов и уменьшить затраты наих создание,
  • гарантировать наличие оригиналов накладных, исключить их потерю и споры по возврату документов с контрагентами,
  • сохранить существующий порядок подготовки документов в части работы в ERP-системе “Галактика”.

Очевидно, что для решения всех поставленных задач, включая гарантии по наличию и доставке документов, необходимы услуги сертифицированного EDI-провайдера.

Решение

РУП “Гранит” обратилось к ООО “СТТ” как к опытному и первому аттестованному EDI-провайдеру в Беларуси. Специалисты ООО “СТТ” проанализировали ситуацию и предложили два варианта — работа через веб-интерфейс TOPBY.BY и последующую интеграцию с информационной системой “Галактика”. Совместно было принято решение старта с работы через веб-интерфейс по электронным ТН и поэтапного перехода на электронный документооборот по остальным видам документов.

  • В мае 2018 года была передана первая накладная.
  • С октября 2018 года около половины всех выписываемых накладных стали электронными.
  • В 2019 году специалисты ООО “СТТ” подготовили переход от работы через веб-интерфейс TOPBY.BY к работе через интеграцию с информационной системой “Галактика”. Для этого понадобилась настройка сложной маршрутизации. С помощью партнеров ООО “СТТ” интеграция была реализована.

Результат

В результате перехода на электронный документооборот РУП “Гранит” сократило количество бумажных документов, и как следствие:

  • ускорило подготовку документов и уменьшило затраты на их создание,
  • увеличило производительность сотрудников, выписывающих документы,
  • оригиналы электронных накладных всегда в наличии,
  • сохранило существующий порядок подготовки документов в части работы в ERP-системе “Галактика”.

Таким образом, электронный документооборот, на примере электронных ТН, передаваемых через аттестованного EDI-провайдера ООО “СТТ”, показал свою эффективность.

Поэтому на данном этапе, в 2020 году осуществляется перевод с бумажной формы следующих документов:электронные ТТН, электронные Документы свободной формы и электронные Акты.