Электронный документ свободной формы — юридически значимые документы (ЮЗДО): договоры, акты выполненных работ, акты сверок и другие документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) и имеющие юридическую силу.
Электронный документ свободной формы, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный на бумажном носителе и подписанный оригинальной подписью.
Использование электронных документов свободной формы позволит:
Обмениваться легитимными документами любого формата (*.pdf, *.doc, *.xls, *.jpg и др.)
Автоматизировать подписание документов в электронном виде
Выставлять и подписывать как односторонние (например, акты) так и двусторонние документы
Накладывать до 10 электронных цифровых подписей (ЭЦП) на документ при необходимости согласования
Сократить время и снизить затраты на подготовку, печать, обработку и хранение документов
Ускорить доставку документов контрагентам и контролировать их получение
Обеспечить надежное и защищенное от несанкционированного доступа хранение каждого документа на сервере платформы
Как происходит обмен документами свободной формы между партнерами?
Юридическая сила (легитимность) электронных документов с ЭЦП
подтверждается следующими нормативными правовыми актами:
- Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (в ред. Закона Республики Беларусь от 14 октября 2022 г. № 213-З):
«…Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа…».
- ст.4 Кодекса Республики Беларусь от 07.12.1998 № 218-З «Гражданский кодекс Республики Беларусь» (в ред. от 13.12.2022):
«…Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), или путем обмена текстовыми документами, включая документы в электронном виде (в том числе электронные документы), которые подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору), и не противоречит законодательству и соглашению сторон…».