Электронные накладные: создание, обмен, хранение, юридическая значимость

Для подключения к аттестованному EDI-провайдеру и EDI-системе СТТ для обмена электронными накладными со своими бизнес-партнерами необходимо:

Нет, не нужно. В соответствии с законодательством, электронная накладная созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

Нет. Не можете.
Согласно Постановлению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных» с 01.07.2021г. внесены изменения в структуру и формат электронных накладных. Одним из таких изменений стало обязательным указание GTIN товара в электронных накладных.

Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить джитин. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.

Да, можете.
GTIN ограниченной циркуляции можно использовать в новом формате электронных накладных с 1 сентября непосредственно внутри субъектов хозяйствования, без обращения к Системе ePASS с целью идентификации товаров для внутреннего перемещения, учета.

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем – организация, поставившая товар.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия “Центр систем идентификации”.

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:

• «Электронные документы и накладные» ООО;
• «Бидмартс» ООО;
• «Производственное объединение «Белоруснефть» РУП;
• «ЮрСпектр» ООО;
• «МетаЭра» ООО;
• «ИВЦ Минфина» РУП.

Если провайдер Вашего партнера не указан выше – то для настройки роуминга нужно связываться со специалистами нашей компании. Услуга настройки роуминга бесплатна.

Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе. Стоимость создания и передачи электронных накладных в разы дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С увеличением количества передаваемых документов стоимость будет снижаться. На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.

При транспортировке шин на шиномонтаж (СТО) для сезонной замены требуется обязательное создание и использование Электронной накладной. Данное требование не распространяется на шины, бывшие в употреблении.

Подробности см. в нашей статье