Ответы на часто задаваемые вопросы

Согласно Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. №113-3, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный на бумажном носителе и подписанный оригинальной подписью (часть 2 ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Также смотрите Закон Республики Беларусь об электронном документе.

При работе с электронными юридически значимыми документами используется ЭЦП, выданная ГосСУОК. Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

Для начала работы с электронными накладными необходимо:

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

Подойдет, если он выдан ГосСУОК. Такой же ключ использует бухгалтерия для подачи деклараций, ФСЗН в налоговую, ЭСЧФ на портале МНС.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

GLN – аббревиатура от англ. — Global Location Number, что в переводе на русский означает Глобальный номер расположения.
ГЛН-номер – это стандартизированный международный идентификатор участника электронного документооборота.
Наличие GLN-номера является обязательным для работы с электронными накладными в любой EDI-платформе.
Как получить GLN-номер? Давайте разбираться.
Для получения GLN-номера (Global Location Number) необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию ГС1 Бел (GS1 Belarus).
В разделе «Услуги» на сайте ГС1 Бел (GS1 Belarus) прописан простой алгоритм как получить ГЛН-номер:

1. Чтобы получить GLN-номер головного офиса, или получить дополнительный GLN-номер, например, для склада, торгового объекта, к.-л. точки отгрузки, необходимо заполнить соответствующее заявление с сайта ГС1 Бел;
2. Отправить по электронной почте:

• заполненное Заявление;
• копию Свидетельства о государственной регистрации предприятия-заявителя;
• копию 2-й страницы Устава предприятия-заявителя, где указаны полное и сокращенное наименование обратившегося предприятия;
• юридический адрес обратившегося предприятия чтобы получить ГЛН-номер.

3. В ответ на получение Заявления и сопроводительных документов для получения ГЛН-номера сотрудники ГС1 бел отправят счет-фактуру для оплаты услуги получения GLN-номера, договор оферты и акт выполненных работ;
4. В дальнейшем Заявителю необходимо подписать полученные документы по электронной почте, оплатить услугу получения ГЛН-номера и отправить оригиналы в бумажном виде на адрес ГС1 Бел – 220033, г. Минск, а/я 46;
5. ГС1 Бел со своей стороны зарегистрирует заявку вашего предприятия и отправит по электронной почте присвоенный регистрационный номер;
6. После получения от оригиналов подписанных документов ГС1 Бел отправит сертификат и подписанные с их стороны документы почтой.

Да, передавать накладные можно, при этом учитывая, что если товары (продукция) подлежат штриховому кодированию, то на них необходимо получить штрихкоды (GTIN-ы)в Ассоциации ГС1 Бел. Товары, которые не подлежат штриховому кодированию, идентифицируются в передаваемых электронных накладных при помощи внутренних кодов грузоотправителя (грузополучателя).

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится государственной комиссией, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат.

Согласовать этот вопрос с контрагентом, убедиться, что он использует в своей работе электронный документооборот, проинформировать провайдера о своих намерениях (звонок, письмо на электронную почту).

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки.
Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

С Тарифами на услуги EDI-провайдера СТТ можно ознакомиться в специальном разделе нашего сайта «Тарифы СТТ«