Ответы на часто задаваемые вопросы

Законно ли это: работа с электронными документами?

Согласно Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. №113-3, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный на бумажном носителе и подписанный оригинальной подписью (часть 2 ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Также смотрите Закон Республики Беларусь об электронном документе.

Что такое ЭЦП и где ее взять?

При работе с электронными юридически значимыми документами используется ЭЦП, выданная ГосСУОК. Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя.

С чего мне необходимо начать для работы с электронными накладными?

Для начала работы с электронными накладными необходимо:

  • Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации
  • Получить легитимный GLN-номер
  • Подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника – заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером
  • Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных и товарных накладных, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота

При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

У нас в организации есть ключ ЭЦП. Подойдет ли он для подписания электронных документов?

Подойдет, если он выдан ГосСУОК. Такой же ключ использует бухгалтерия для подачи деклараций, ФСЗН в налоговую, ЭСЧФ на портале МНС.

Что такое GLN-номер и где его получить?

GLN-номер — международный идентификатор участника электронного документооборота (обязателен для работы с электронными накладными). Для его получения необходимо обратиться в Ассоциацию ГС1 Бел.

Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я работать с электронной накладной?

Да, передавать накладные можно, при этом учитывая, что если товары (продукция) подлежат штриховому кодированию, то на них необходимо получить штрихкоды (GTIN-ы)в Ассоциации ГС1 Бел. Товары, которые не подлежат штриховому кодированию, идентифицируются в передаваемых электронных накладных при помощи внутренних кодов грузоотправителя (грузополучателя).

Кто подписывает электронную накладную?

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Будут ли где-то храниться отправленные и полученные электронные накладные? Если да, то где и как долго?

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

С чем поедет водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Можно ли доверять провайдеру при передаче электронных документов?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится государственной комиссией, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат.

Появилась необходимость подключить нового контрагента, как это сделать?

Согласовать этот вопрос с контрагентом, убедиться, что он использует в своей работе электронный документооборот, проинформировать провайдера о своих намерениях (звонок, письмо на электронную почту).

Как оформляются возвраты в электронной накладной?

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

  • Физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»).
  • Обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение).
  • Использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс.
  • Поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL.
  • Внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

Как быстро передается электронная накладная?

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки.
Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

Как узнать стоимость услуг?

Стоимость составляет от 8 копеек за 1 документ.