Ответы на часто задаваемые вопросы

Законно ли это: работа с электронными документами?

Согласно Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. №113-3, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный на бумажном носителе и подписанный оригинальной подписью (часть 2 ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Также смотрите Закон Республики Беларусь об электронном документе.

Что такое ЭЦП и где ее взять?

При работе с электронными юридически значимыми документами используется ЭЦП, выданная ГосСУОК. Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

С чего необходимо начать для работы с электронными накладными? Как подключиться к аттестованному EDI-провайдеру СТТ?

Для подключения к аттестованному EDI-провайдеру и EDI-системе СТТ для обмена электронными накладными со своими бизнес-партнерами необходимо:

При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

У нас в организации есть ключ ЭЦП. Подойдет ли он для подписания электронных документов?

Подойдет, если он выдан ГосСУОК. Такой же ключ использует бухгалтерия для подачи деклараций, ФСЗН в налоговую, ЭСЧФ на портале МНС.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

Что такое GLN-номер и где его получить?

GLN – аббревиатура от англ. — Global Location Number, что в переводе на русский означает Глобальный номер расположения.
ГЛН-номер – это стандартизированный международный идентификатор участника электронного документооборота.
Наличие GLN-номера является обязательным для работы с электронными накладными в любой EDI-системе.
Как получить GLN-номер? Давайте разбираться.

Для получения GLN-номера только для головного офиса необходимо обратиться в Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций»(ЦСИ):
1. Скачать и заполнить Заявление по форме 9.1 с указанием реквизитов организации-заявителя;
2. Оплатить автоматически заполняемый счет за Услугу присвоения GLN-номера в Заявлении на соответствующей вкладке формы Заявления;
3. Внести платежную информацию в соответствующие поля на первой странице Заявления (номер, дату платежного поручения);
4. Отправить Заявление и скан-копию платежного поручения в ЦСИ по электронной почте gln@ids.by;
5. Получить информацию от ЦСИ Бел на указанный в анкете e-mail организации о присвоенном номере GLN и ссылку на сертификат а присвоении номера, а также Акт выполненных работ.

Для получения дополнительных GLN-номеров при наличии GLN головного офиса необходимо обратиться в ЦСИ (Государственное предприятие «Центр Систем Идентификации»):
1. Скачать и заполнить Заявление по форме 9.3 с указанием реквизитов организации-заявителя, а также GLN-номером головного офиса;
2. Оплатить автоматически заполняемый счет за Услугу присвоения дополнительных GLN-номеров в Заявлении на соответствующей вкладке формы Заявления;
3. Внести платежную информацию в соответствующие поля на первой странице Заявления (номер, дату платежного поручения);
4. Отправить Заявление и скан-копию платежного поручения в ЦСИ по электронной почте gln@ids.by;
5. Получить информацию от ЦСИ на указанный в анкете e-mail организации о присвоенном номере GLN и ссылку на сертификат а присвоении номера, а также Акт выполненных работ.

Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я работать с электронной накладной?

Нет. Не можете.
Согласно Постановлению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных» с 01.07.2021г. внесены изменения в структуру и формат электронных накладных. Одним из таких изменений стало обязательным указание GTIN товара в электронных накладных.

Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить GTIN. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.

Если у меня есть внутренние GTIN, GTIN ограниченной циркуляции на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?

Да, можете.
GTIN ограниченной циркуляции 
можно использовать в новом формате электронных накладных с 1 сентября непосредственно внутри субъектов хозяйствования, без обращения к Системе ePASS с целью идентификации товаров для внутреннего перемещения, учета.

Кто подписывает электронную накладную?

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Будут ли где-то храниться отправленные и полученные электронные накладные? Если да, то где и как долго?

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

С чем поедет водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Можно ли доверять провайдеру при передаче электронных документов?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится государственной комиссией, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат.

Появилась необходимость подключить нового контрагента, как это сделать?

В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:

  • «Электронные документы и накладные» ООО;
  • «Бидмартс» ООО;
  • «Производственное объединение «Белоруснефть» РУП;
  • «ЮрСпектр» ООО.

Если провайдер Вашего партнера не указан выше — то для настройки роуминга нужно связываться со специалистами нашей компании. Услуга настройки роуминга бесплатна.

Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.

Как оформляются возвраты в электронной накладной?

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

Для того, чтобы электронную накладную сделать «возвратной», необходимо:

  1. Из справочника доп.полей выбрать пункт «Признак возвратной накладной», в котором поле с названием «код» будет заполнено значением PW0013.
  2. После этого в поле «значение» необходимо внести цифру «1» без лишних символов (пробелов и т.д).
  3. На скриншоте приведен пример корректно заполненного доп.поля накладной с признаком возврата:

Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 12.01.2027г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

  • Физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах А1.
  • Обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение).
  • Использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс.
  • Поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL.
  • Внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

Как быстро передается электронная накладная?

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?

В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:

  • «Электронные документы и накладные» ООО;
  • «Бидмартс» ООО;
  • «Производственное объединение «Белоруснефть» РУП;
  • «ЮрСпектр» ООО;
  • «МетаЭра» ООО;
  • «ИВЦ Минфина» РУП.

Если провайдер Вашего партнера не указан выше — то для настройки роуминга нужно связаться со специалистами нашей компании: https://ctt.by/support. Услуга настройки роуминга бесплатна.

Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.

Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

Как узнать стоимость услуг?

С Тарифами на услуги EDI-провайдера СТТ можно ознакомиться в специальном разделе нашего сайта «Тарифы СТТ»