Ответы на часто задаваемые вопросы

Согласно Закону Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. №113-3, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный на бумажном носителе и подписанный оригинальной подписью (часть 2 ст. 19 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Также смотрите Закон Республики Беларусь об электронном документе.

При работе с электронными юридически значимыми документами используется ЭЦП, выданная ГосСУОК. Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

Для подключения к аттестованному EDI-провайдеру и EDI-системе СТТ для обмена электронными накладными со своими бизнес-партнерами необходимо:

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

Подойдет, если он выдан ГосСУОК. Такой же ключ использует бухгалтерия для подачи деклараций, ФСЗН в налоговую, ЭСЧФ на портале МНС.

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, изданный Республиканским удостоверяющим центром «ГосСУОК», и издан на физическое лицо (сотрудника), уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

При этом полномочия работника как физлица и индивидуального предпринимателя на подписание электронных документов должны подтверждаться атрибутным сертификатом.

Атрибутный сертификат (АС) – это электронный документ, изданный поставщиком услуг (РУЦ ГосСУОК) и содержащий информацию о полномочиях физического лица, или индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица.

GLN – аббревиатура от англ. — Global Location Number, что в переводе на русский означает Глобальный номер расположения.
ГЛН-номер – это стандартизированный международный идентификатор участника электронного документооборота.
Наличие GLN-номера является обязательным для работы с электронными накладными в любой EDI-системе.
Как получить GLN-номер? Давайте разбираться.

Для получения GLN-номера только для головного офиса необходимо обратиться в Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций»(ЦСИ):
1. Скачать и заполнить Заявление по форме 9.1 с указанием реквизитов организации-заявителя;
2. Оплатить автоматически заполняемый счет за Услугу присвоения GLN-номера в Заявлении на соответствующей вкладке формы Заявления;
3. Внести платежную информацию в соответствующие поля на первой странице Заявления (номер, дату платежного поручения);
4. Отправить Заявление и скан-копию платежного поручения в ЦСИ по электронной почте gln@ids.by;
5. Получить информацию от ЦСИ Бел на указанный в анкете e-mail организации о присвоенном номере GLN и ссылку на сертификат а присвоении номера, а также Акт выполненных работ.

Для получения дополнительных GLN-номеров при наличии GLN головного офиса необходимо обратиться в ЦСИ (Государственное предприятие «Центр Систем Идентификации»):
1. Скачать и заполнить Заявление по форме 9.3 с указанием реквизитов организации-заявителя, а также GLN-номером головного офиса;
2. Оплатить автоматически заполняемый счет за Услугу присвоения дополнительных GLN-номеров в Заявлении на соответствующей вкладке формы Заявления;
3. Внести платежную информацию в соответствующие поля на первой странице Заявления (номер, дату платежного поручения);
4. Отправить Заявление и скан-копию платежного поручения в ЦСИ по электронной почте gln@ids.by;
5. Получить информацию от ЦСИ на указанный в анкете e-mail организации о присвоенном номере GLN и ссылку на сертификат а присвоении номера, а также Акт выполненных работ.

Нет. Не можете.
Согласно Постановлению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных» с 01.07.2021г. внесены изменения в структуру и формат электронных накладных. Одним из таких изменений стало обязательным указание GTIN товара в электронных накладных.

Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить GTIN. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.

Да, можете.
GTIN ограниченной циркуляции можно использовать в новом формате электронных накладных с 1 сентября непосредственно внутри субъектов хозяйствования, без обращения к Системе ePASS с целью идентификации товаров для внутреннего перемещения, учета.

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится государственной комиссией, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат.

В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:

• Современные технологии торговли (СТТ);
• Электронные документы и накладные (ЭдИН);
• Бидмартс.

Если провайдер Вашего партнера не указан выше — то для настройки роуминга нужно связываться со специалистами нашей компании. Услуга настройки роуминга бесплатна.

Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:

• Современные технологии торговли (СТТ);
• Электронные документы и накладные (ЭдИН);
• Бидмартс.

Если провайдер Вашего партнера не указан выше — то для настройки роуминга нужно связываться со специалистами нашей компании. Услуга настройки роуминга бесплатна.

Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

С Тарифами на услуги EDI-провайдера СТТ можно ознакомиться в специальном разделе нашего сайта «Тарифы СТТ»