IT-технологии постоянно развиваются, а компьютеризация давно уже носит глобальный характер. Все это привело к тому, что обмениваться электронными документами стало намного удобнее, быстрее и безопаснее, чем в бумажном виде.
Электронный документ — это документ, в электронном формате с использованием обязательных реквизитов и подписанный ЭЦП, позволяющими установить его подлинность и целостность.
В Беларуси электронный документооборот регулируется на законодательном уровне. Принято несколько нормативных актов, которые описывают использование специальных реквизитов для ЭДО:
- Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», принятый в декабре 2009 года.
- Постановление №940 «О функционировании механизма электронных накладных».
- Постановление №19, регулирующее порядок работы с электронными документами в госорганах и различных организациях.
Что говорится в законодательстве
Расшифровка понятий:
- Электронный документ — создают, хранят, отправляют и принимают в цифровом виде. Необходимые сведения, создаваемые в цифровом формате, могут использоваться для определенной деятельности, а также исполнения прав или их защиты.
- Электронная подпись — особые данные, зашифрованные в «цифре». ЭЦП прикрепляется или может быть связана с электронным документом (ЭД). Ее задача доказать и обеспечить подлинность ценной документации, а также подтвердить личность человека, который подписал ЭД.
- Сертификат — подтверждение в цифровом виде, которое связывает данные проверки ЭЦП с подписавшей стороной. Также указывает на личность, которая сделала подпись.
Обратите внимание. ЭЦП с подтвержденным, действующим сертификатом делает цифровую документацию юридически значимой. То есть она имеет ту же силу, что и заверенный подписью бумажный документ.
При этом даже если сделать копию, печатную выписку ЭД, они будут обладать той же правовой силой, что и оригинальная версия.
Безопасность электронных документов:
- Информация для создания электронной подписи обеспечивает ее секретность. Она создается единожды.
- ЭП обладает надежной защитой от копирования, подделки и незаконного использования третьей стороной.
- Устройства, которые применяют для создания ЭЦП, не влияют на содержание документации и не запрещают знакомиться с ней до момента подписания.
- Безопасные ЭП создают с помощью специальных безопасных устройств. Этими инструментами может управлять только лицо, которое подписало документ.
Также в законе говорится о требованиях к ЭД:
- В законодательстве и нормативных актах можно встретить особые требования к тому, как подготавливать, оформлять и хранить важные бумаги. Эти же правила используют к ЭД.
- Если цифровой документ имеет ЭЦП и соответствует предписанным положениям законодательства и нормативов, то требования к стандартной письменной бумаге по отношению к ЭД считаются выполнимыми.
- В работе с электронными накладными применяются отдельные правила пользования.
Обратите внимание. Совет Министров РБ регулирует правила работы с электронными документами от их подготовки до дальнейшего распространения.
Кто имеет право предоставлять сертифицированные услуги
В соответствии с законом об электронном документе сертифицированные услуги должны предоставлять физические и юридические лица. Персонал таких организаций — квалифицированные, заслуживающие доверие специалисты, которые обладают необходимыми знаниями и имеют опыт в работе с информационными продуктами.
Сторона, предоставляющая услуги, обязана использовать надежные системы и софт. Также организация должна быть аккредитованной и обеспечивать клиентам в онлайн-режиме доступ к регистрации данных проверки ЭЦП.
Физическое лицо предоставляет данные организации, поставляющей сертифицированные услуги. При этом информацию может предоставить и третья сторона, которая получила необходимую доверенность.
Важно. Заинтересованное лицо обязано дать поставщику услуг только достоверную информацию. Предварительно необходимо изучить правила и требования организации.
Чтобы получить квалифицированный сертификат, заинтересованная (подписывающая) сторона подает соответствующее заявление в письменном виде.
Если квалифицированный сертификат отзывается, то он считается недействительным и его дальнейшее действие не возобновляется.
Владелец сертификата связан с атрибутами права доступа особым положением или атрибутным сертификатом, который не имеет открытого ключа.
Вне зависимости от стороны, которую занимает участник электронного документооборота, он обязан действовать по закону РБ. Подробную информацию о получении и использовании ЭЦП можно получить у наших специалистов.
