IT-технологии постоянно развиваются, а компьютеризация давно уже носит глобальный характер. Все это привело к тому, что обмениваться электронными документами стало намного удобнее, быстрее и безопаснее, чем в бумажном виде.

Электронный документ — это документ, в электронном формате с использованием обязательных реквизитов и подписанный ЭЦП, позволяющими установить его подлинность и целостность.

В Беларуси электронный документооборот регулируется на законодательном уровне. Принято несколько нормативных актов, которые описывают использование специальных реквизитов для ЭДО:

  • Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», принятый в декабре 2009 года.
  • Постановление №940 «О функционировании механизма электронных накладных».
  • Постановление №19, регулирующее порядок работы с электронными документами в госорганах и различных организациях.

Что говорится в законодательстве

Расшифровка понятий:

  • Электронный документ — создают, хранят, отправляют и принимают в цифровом виде. Необходимые сведения, создаваемые в цифровом формате, могут использоваться для определенной деятельности, а также исполнения прав или их защиты.
  • Электронная подпись — особые данные, зашифрованные в «цифре». ЭЦП прикрепляется или может быть связана с электронным документом (ЭД). Ее задача доказать и обеспечить подлинность ценной документации, а также подтвердить личность человека, который подписал ЭД.
  • Сертификат — подтверждение в цифровом виде, которое связывает данные проверки ЭЦП с подписавшей стороной. Также указывает на личность, которая сделала подпись.

Обратите внимание. ЭЦП с подтвержденным, действующим сертификатом делает цифровую документацию юридически значимой. То есть она имеет ту же силу, что и заверенный подписью бумажный документ.

При этом даже если сделать копию, печатную выписку ЭД, они будут обладать той же правовой силой, что и оригинальная версия.

Безопасность электронных документов:

  • Информация для создания электронной подписи обеспечивает ее секретность. Она создается единожды.
  • ЭП обладает надежной защитой от копирования, подделки и незаконного использования третьей стороной.
  • Устройства, которые применяют для создания ЭЦП, не влияют на содержание документации и не запрещают знакомиться с ней до момента подписания.
  • Безопасные ЭП создают с помощью специальных безопасных устройств. Этими инструментами может управлять только лицо, которое подписало документ.
  • Также в законе говорится о требованиях к ЭД:

    • В законодательстве и нормативных актах можно встретить особые требования к тому, как подготавливать, оформлять и хранить важные бумаги. Эти же правила используют к ЭД.
    • Если цифровой документ имеет ЭЦП и соответствует предписанным положениям законодательства и нормативов, то требования к стандартной письменной бумаге по отношению к ЭД считаются выполнимыми.
    • В работе с электронными накладными применяются отдельные правила пользования.

    Обратите внимание. Совет Министров РБ регулирует правила работы с электронными документами от их подготовки до дальнейшего распространения.

    Кто имеет право предоставлять сертифицированные услуги

    В соответствии с законом об электронном документе сертифицированные услуги должны предоставлять физические и юридические лица. Персонал таких организаций — квалифицированные, заслуживающие доверие специалисты, которые обладают необходимыми знаниями и имеют опыт в работе с информационными продуктами.

    Сторона, предоставляющая услуги, обязана использовать надежные системы и софт. Также организация должна быть аккредитованной и обеспечивать клиентам в онлайн-режиме доступ к регистрации данных проверки ЭЦП.

    Физическое лицо предоставляет данные организации, поставляющей сертифицированные услуги. При этом информацию может предоставить и третья сторона, которая получила необходимую доверенность.

    Важно. Заинтересованное лицо обязано дать поставщику услуг только достоверную информацию. Предварительно необходимо изучить правила и требования организации.

    Чтобы получить квалифицированный сертификат, заинтересованная (подписывающая) сторона подает соответствующее заявление в письменном виде.

    Если квалифицированный сертификат отзывается, то он считается недействительным и его дальнейшее действие не возобновляется.

    Владелец сертификата связан с атрибутами права доступа особым положением или атрибутным сертификатом, который не имеет открытого ключа.

    Вне зависимости от стороны, которую занимает участник электронного документооборота, он обязан действовать по закону РБ. Подробную информацию о получении и использовании ЭЦП можно получить у наших специалистов.