Обмен электронными накладными

Электронная накладная – легитимная накладная, источником которой является электронное сообщение, переданное грузоотправителем грузополучателю.  Документ содержит все те же сведения и реквизиты,  что и бумажный аналог.
Электронная накладная, переданная через аттестованного провайдера и прошедшая все логические проверки – полностью заменяет собой бланк строгой отчетности.
Заказать консультацию

Использование электронных накладных позволит:

Законно ли использование электронных накладных?

ООО «Современные технологии торговли» — аттестованный провайдер для передачи электронных ТТН и ТН в Республике Беларусь.

Список нормативных правовых актов, позволяющих это сделать представлен ниже.

  • Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (ред. Законов Республики Беларусь от 08.11.2018 №143-3). Читать полностью…
  • Пункт 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019г. № 411 «О налогоообложении». Читать полностью…
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019г. №940 «О функционировании механизма электронных накладных». Читать полностью…
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019г. № 941 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь». Определяет основные роли и требования ко всем заинтересованным сторонам при работе с эТТН, эТН. Читать полностью…
  • Постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019г. №12/76/42/20 «Об утверждении структуры и формата электронных накладных». Описан актуальный формат и структура электронной накладной. Читать полностью…
  • Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016г. №58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной и товарной накладной и утверждении инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, внесений дополнений и изменения в Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь от 22.04.2011г. №23» (ред. Постановлений Минфина от 10.08.2018 №58). Читать полностью…
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008г. № 970 «Об утверждении правил автомобильных перевозок грузов» (ред. Постановления Совмина от 28.12.2019г. №937). Читать полностью…

Уже обмениваются электронными накладными посредством EDI-платформы TOPBY

Как происходит обмен электронными накладными между партнерами?

Часто задаваемые вопросы

1. С чего мне необходимо начать для работы с электронными накладными?

  • получить ЭЦП на физическое лицо и атрибутный сертификат (используется в целях передачи определённых полномочий определённому сотруднику для подписания электронных документов от имени конкретной организации): Республиканский удостоверяющий центр управления ГосСУОК, Удостоверяющий центр Информационно-издательский центр по налогам и сборам. Полезно знать: как установить ЭЦП сертификат, как продлить ЭЦП ключ;
  • получить GLN-номера (Ассоциация ГС1-Бел);
  • подключиться к платформе электронного документооборота – EDI-платформа TOPBY.

2. При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?

Нет, не нужно. В соответствии с законодательством, электронная накладная созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

3. Если у нас в организации есть ключ ЭЦП, подойдет ли он для подписания электронной накладной?

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, если он издан удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» или Республиканским удостоверяющим центром, и издан на физическое лицо, уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

4. Кто подписывает электронную накладную?

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

5. Будут ли где-то храниться отправленные/полученные электронные накладные? Если да, то где и как долго?

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

6. Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?

Да, передавать накладные можно, при этом учитывая, что если товары (продукция) подлежат штриховому кодированию, то на них необходимо получить штрихкоды (GTIN-ы). Товары, которые не подлежат штриховому кодированию, идентифицируются в передаваемых электронных накладных при помощи внутренних кодов грузоотправителя (грузополучателя).

7. С чем поедет водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

8. Какие документы проверяют контролирующие органы?

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

9. Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

10. Как оформляются возвраты в электронной накладной?

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

11. Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

12. Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.). Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

  • физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»);
    обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение);
  • использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс;
  • поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL;
  • внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

13. Как быстро передается электронная накладная?

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

14. Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

15. Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки. Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

16. Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

17. Услуга по передаче электронных накладных платна? Если ДА, какова стоимость одной электронной накладной?

Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе. Стоимость создания и передачи электронных накладных в разы дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С увеличением количества передаваемых документов стоимость будет снижаться. На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.

Остались вопросы? Закажите обратный звонок и наш специалист с радостью ответит на них!