Ритейл на протяжении долгого времени уверенно держит звание одной из самых инновационных сфер бизнеса, активно внедряя новейшие технологии, оптимизирующие и упрощающие функционирование.

Однако, еще совсем недавно, торговые сети игнорировали такую инновацию, как электронный документооборот, предпочитая работать привычным образом и вести документы на бумаге.

В 2020 году переход от бумажного к цифровому формату юридически значимых документов стал практически необходимой мерой для компаний: тысячи новых договоров и дополнительных соглашений ежегодно, миллионные суммы сделок. Без использования новых технологий сложно контролировать такой объем документации, повышается вероятность ошибок, которые могут дорого обойтись компании.

Современный ритм жизни мотивирует бизнес двигаться вперед, но, тем не менее, недоверие, страх перед новым и неизвестным зачастую присутствует.

Чтобы развеять остатки сомнений в необходимости перехода на электронный документооборот, делимся подборкой основных выгод использования электронного документооборота (на примере платформы TOPBY) непосредственно для ритейлера:

  • Отсутствие ошибок ручного ввода — электронный обмен исключает возможность ошибок «ручного ввода», которые чреваты дополнительными затратами для компании.
    Мгновенное получение документов и сообщений — EDl-сообщения доставляются получателю через 10-30 секунд после отправки. Больше никаких беспокойств о качестве факсимильных сообщений и долгого ожидания.
  • Ускоренный срок оформления заявок на поставку и приемку товара — необходимость «перенабирать» и «отправлять по факсу», «передавать курьером» заказы уходит, что экономит рабочее время персонала и сокращает цикл обслуживания заказа. Также, к примеру, в платформе TOPBY имеется возможность получения электронной ТТН до момента приезда товара, а также данных о сертификатах на поставляемую продукцию.
  • Возможность информационного обмена (торга) по цене предложения товара — в платформе TOPBY предусмотрена функция информационного взаимодействия с поставщиком, которая позволяет улучшить условия поставки товара, в том числе и посредством проведения «переговоров» по цене, для формирования «открытого рынка».
  • Экономия на затратах — персонал освобождается от трудоемких операций по «ручному вводу» данных (заказ, уведомление об отгрузке, уведомление о получении, счет, счет-фактура, накладная (ТН или ТТН), отчет о продажах, статистика продаж и т.д.), сокращается время на обработку заказов и затраты на факсимильную и почтовую связь, курьерскую службу.
  • Отказ от ручного ввода данных в магазинах — ассортимент поставляемой продукции поставщиком в торговую сеть может варьироваться от 10-15 до тысяч и более позиций. Для приема такого объема информации по факсу, ручного ввода заявки, счета, накладной в автоматизированную систему управления предприятием может потребовать большое количество времени, затрачиваемого персоналом.
  • Получение достоверной информации по актуальным предложениям в стране (расширение рынка потенциальных поставщиков, управление ассортиментом товаров на полке).
  • Предоставление актуального каталога продукции и прайс-листов большого количества поставщиков дает возможность самостоятельного выбора оптимальных условий поставки продукции (по многим параметрам) и мгновенный обмен с поставщиками необходимыми сообщениями.
  • Единый стандарт сообщений — для передачи сообщений используется подмножество международного стандарта обмена электронными сообщениями, который является самым широко распространенным стандартом технологий электронной передачи данных.
  • Безопасность — содержимое EDI-сообщения не может видеть никто, кроме отправителя и получателя (даже администраторы системы). Строгие меры безопасности делают несанкционированный доступ к информации невозможным.