Цифровизация подарила компаниям простой и удобный способ подписывать документы в электронном виде, который стремительно начал вытеснять «обычный» бумажный документооборот. Пандемия стала новым толчком к переходу на электронный документооборот (ЭДО), ведь бумажный документооборот стал физически невозможным из-за введенного удаленного режима работы и ряда ограничений.
Несмотря на очевидные преимущества обмена электронными документами в таких условиях, большой процент организаций не переходят на ЭДО, предпочитая классику – бумажные документы пусть и через препятствия и неудобства. Почему?
Поговорим о наиболее распространенных останавливающих факторах и мифах, связанных с переходом на ЭДО.
Зачем нужен переход на ЭДО?
Традиционный обмен бумажными документами, подписанными от руки и заверенными печатями, всегда был и остается неотъемлемым элементом деловой коммуникации. При этом существует достаточно большой объем связанных с ним проблем. Переход на электронный документооборот позволяет решить их или как минимум сократить расходы.
- Длительный процесс согласования и подписания бумажных документов
Электронный документооборот позволяет согласовать документы в кратчайшие сроки, подписать за один день или в течение нескольких часов. Процесс подписания документа занимает меньше минуты, равно как и отправка подписанного документа контрагенту по электронной почте или по иным электронным каналам.
- Значительные ресурсные и денежные затраты на печать, обработку и доставку документов
Переход на ЭДО способствует существенному снижению расходов на печать и доставку документов, сокращению временных затрат сотрудников на обработку корреспонденции. Подписанные документы направляются контрагентам за считанные минуты. Более того, полностью пропадает риск несвоевременной доставки или пропажи документа, существующий при отправке почтой или иным «физическим» способом. Особенно остро этот вопрос стоит при обмене бумажными версиями с международными партнерами, когда документы направляются в другую страну и риск их утраты или несвоевременной доставки многократно возрастает.
- Вероятность «потери» документа
Электронный документооборот исключает риск «потери» или неучета документа, так как он изначально создан, передан и храниться в электронной системе. В то же время использование ЭДО ускоряет процесс регистрации документа в системе бухгалтерского учета, упрощает поиск документов и обеспечивает их хранение в систематизированном виде.
Своевременная доставка и учет документов способствуют ускорению внутреннего и внешнего документооборота компании, упрощают коммуникации между контрагентами и ведение бизнеса в целом.
- Значительные экологические издержки бумажного документооборота
Международные корпорации уделяют большое внимание экологическим аспектам бизнеса, ориентируя бизнес-процессы компании на защиту окружающей среды. Отказ от бумажного документооборота – один из способов сделать бизнес экологичным.
- Необходимость физического присутствия уполномоченного лица для подписания документа
Это значит, что необходимо ждать, когда директор приедет непосредственно в офис. В случае использования электронного обмена документами подписание документа может осуществляться независимо от местонахождения уполномоченного лица.
Помимо очевидных преимуществ, у ЭДО есть и масса мифов, которые мешают компаниям его применять:
Миф 1 – Провайдеры ЭДО – третья сторона, увеличивающая риск утечки конфиденциальных данных.
С провайдером вы предварительно заключаете договор. В его обязанности входят не только хранение и передача документов и данных, но и обеспечение мер безопасности. Соблюдение конфиденциальности – одна из прямых обязанностей провайдера.
Перехватить данные можно и при прямой электронной передаче документов от отправителя к адресату, при этом никто ответственности не понесет. Аналогичная ситуация при работе с курьерскими службами, в которой ваши документы попадает в руки посторонним людям. Её могут не только перехватить, но и просто потерять.
Миф 2 – Провайдер нужен только для того, чтобы платить дополнительные деньги. Все документы можно передать по электронной почте бесплатно.
Действительно, вы можете отправлять любую отсканированную и электронную документацию посредством электронной почты, однако, юридическую силу будут иметь только документы заверенные электронной подписью, отправленные через провайдера.
К тому же, работая с провайдером, вы знаете, что он отвечает за своевременную передачу, сохранность и конфиденциальность данных. Контрагент уже не скажет, что не получил документ. Ваш провайдер – это ваше доверенное лицо, обладающее техническими возможностями и юридической силой.
Миф 3 – Электронный документооборот необходим только крупным компаниям для обработки больших данных. Малому бизнесу он ни к чему.
Действительно, электронный документооборот:
- сокращает количество бумажных документов;
- экономит время на их обработку и передачу;
- позволяет быстро получить данные ― в пару кликов и без поиска данных в архиве;
- облегчает их хранение (не требует места, исключает порчу и потерю).
Малый бизнес может также воспользоваться всеми преимуществами ЭДО. От того, что объем документов меньше, они не становятся менее ценными. Единственное, для крупного бизнеса рекомендуемый формат работы – интеграция с учетной системой компании (к примеру, с 1С), а для малого бизнеса рекомендателен упрощенный вариант – WEB-версия, работа в которой осуществляется посредством браузера и доступа в интернет.
Миф 4 – Ставить подпись ручкой на бумаге надежнее. Имеют ли такую же юридическую силу электронные документы?
Обеспечивает юридическую силу электронным документам Закон «Об электронных документах и ЭЦП» гл. 3 ст. 19, принятый в декабре 2009 года.
Документация, которая была оформлена физическим лицом или компанией на бумаге и в электронном виде с одинаковым содержанием, обладает равной юридической силой, при условии, что электронный документ подписан ЭЦП и передан через аттестованного EDI-провайдера.
Миф 5 – Суд не принимает электронные документы.
Заявитель может подавать в судебные и проверяющие органы документы как в бумажном, так и в электронном виде, подписанные ЭЦП. В законодательстве сказано, что документы в электронном виде обладают той же юридической силой, что и в бумажном.
В соответствии с положением о порядке организации и проведения проверок (абз. 3 п. 4, 2 Главы Положения от 16.10.2009 N 510) надзорные органы имеют право требовать и получать необходимую документацию для разъяснения спорных ситуаций в электронном виде. Также разрешено получать копии таких документов.
В соответствии с хозяйственно-процессуальным кодексом Республики Беларусь документы, подписанные ЭПЦ, могут служить в качестве доказательства соблюдения требований Кодекса, иного законодательства и договора.
Миф 6 – Электронные документы все равно придется дублировать на бумаге.
ЭДО создан для того, чтобы заменить бумажные документы, поэтому их дублировать не нужно. Они равноценны документам на бумажном носителе и имеют равную юридическую силу. Это положение закреплено в статье №19 закона об «Электронных документах и ЭЦП».
Миф 7 – Электронный документооборот слишком дорого обходится.
Стоимость ЭДО зависит от объема документов и выбранного тарифа. Поэтому в каждом случае необходим индивидуальный подход при выборе тарифного плана.
Есть множество способов сэкономить на ЭДО, получив при этом надежный способ передачи данных, гарантирующий полную конфиденциальность. Вы также можете получить выгоду от оптимизации рабочих процессов, деятельности бухгалтерии, скорости объема данных. Вы сократите свои расходы на сторонние компании, например, на оплату услуг курьерской службы, а также на БСО, бумагу для принтера, чернила, печатающую и копировальную технику.
Итак, подведем итоги.
Электронный документооборот – это:
- Быстро и удобно – оформление, согласование, подписание документов и внесение изменений в течение дня или нескольких часов.
- Законно – законодательство РБ приравнивает электронный документ к бумажному и обеспечивает надлежащий уровень судебной защиты.
- Недорого – внедрение ЭДО не требует больших ресурсных и временных затрат и в последующем сокращает затраты.
- Безопасно – содержимое переданного электронного документа не может видеть никто, кроме отправителя и получателя (даже администраторы системы). Строгие меры безопасности делают несанкционированный доступ к информации невозможным.
- Способствует ускорению бизнес-процессов за счет уменьшения временных затрат на работу с документами, их согласование и доставку адресату.
Внедряйте электронный документооборот и в своей организации с помощью провайдера №1 в Республике Беларусь – ООО «Современные Технологии Торговли»!