Отправили документ клиенту по почте, а он не дошел? Допустили в документе ошибку и нужно его переделывать, заново отправлять? Потеряли документ? Это обычное дело для бумажной документации. Компании тратят огромные деньги на ведение бумажного документооборота. И главное — массу времени.

И если раньше без бумаги было не обойтись, то в 2020 бизнес может без труда перевести документооборот в электронный формат. ЭДО экономит время на отправку и поиск нужного документа, деньги и, конечно же, место в шкафу с бумагами.

Так как же перейти на ЭДО?

  • Получаем сертификат открытого ключа ЭЦП организации
  • Получаем легитимный GLN-номер
  • Выбираем варианта работы с EDI-платформой TOPBY (интеграция с учетной системой, к примеру, 1С или работу посредством WEB-интерфейса)
  • Подключаемся к системе электронного документооборота в качестве участника (для этого необходимо заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером TOPBY)
  • Оповещаем своих контрагентов о переходе на ЭДО
  • Обучаем сотрудников

Почему электронный документооборот лучше бумажного?

  • Снижается нагрузка на бухгалтеров предприятия
  • Сокращаются сроки обработки документов
  • Снижаются затраты (ЭДО в разы дешевле, нежели бумажный, учитывая затраты на бумагу, технику, почтовые услуги)
  • Появляется возможность отслеживать все действия, проводимые с электронным документом (это позволяет выстроить прозрачные отношения как внутри компании, так и во внешних коммуникациях: с клиентами, партнерами, госорганами)

Помимо преимуществ с финансовой точкой зрения, стоит отметить еще несколько моментов. С переходом на электронные документы у сотрудников освобождается время, которое они могут потратить на более интересные и эффективные для компании задачи. Из их жизни почти исчезают рутинные задачи: печать, подписание, упаковка в конверты, наклеивание марок, хождение на почту и отправка килограммов бумаги. Также ЭДО предотвращает такую ситуацию, как потеря документов — все хранится в кабинете пользователя платформы. Сокращаются сроки доставки: контрагент получает на почту оповещение сразу же после отправки документа, еще за минуту может его подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправить обратно.

В отличие от многих способов оптимизации бизнеса, EDI-платформа TOPBY — инструмент, пользу которого можно ощутить прямо на старте, которую удастся достичь с новым решением.

Надеемся, наш алгоритм будет полезен Вам и вдохновит на первые шаги в трансформации документооборота вашего бизнеса.

Подключайтесь уже сейчас!