Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange, Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных форматах и стандартах сообщений.

 

Преимущества от внедрения электронного обмена данными

Внедрение EDI (электронного обмена данными) стало большим шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. Cтруктурированный же формат EDI гарантирует понимание полученных электронных документов всеми участниками процесса обмена. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в «читабельный формат», после чего импортирует данные непосредственно в Вашу программу.

Основные преимущества внедрения технологии EDI:

  • исключить необходимость в использовании для передачи документов – e-mail, факс, телефонную связь;
  • на 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
  • исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»;
  • полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка»;
  • контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа;
  • исключение возможности потери документов – гарантирует, что все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику в срок;
  • снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.;
  • повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.

Подробный список преимуществ для каждой из взаимодействующих сторон (для поставщика и покупателя) можно просмотреть в разделах Преимущества для поставщика и Преимущества для покупателя.

Для внедрения EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN, а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).

GLN (Global Location Number) — обеспечивает технологическое решение для глобальной цепи поставки по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц, а также их структурных единиц – офисов/ магазинов/ складов отгрузки/ распределительных центров и т.д. (более подробную информацию см. в разделе Получение GLN номера).

GTIN (Global Trade Item Number, раньше EAN) — международный код (штрихкод) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.

Типы документов (EDI-сообщения)

ORDERS (ЗАКАЗ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА) — электронное сообщение, которое является аналогом заказа на поставку продукции. Формируется и отправляется покупателем поставщику.

ORDRSP (ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА) — электронное сообщение, в котором поставщик подтверждает, корректирует или отклоняет поставку по каждой товарной позиции. Отправляется поставщиком покупателю.

DESADV (УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ) — электронное сообщение, которое является аналогом накладной. Данное сообщение формируется в момент (или до) отправки товара поставщиком. В данном сообщении указывается фактическое (отгруженное) количество и ассортимент товара поставляемого покупателю.

RECADV (УВЕДОМЛЕНИЕ О ДОСТАВКЕ) — электронное сообщение, в котором содержится информация о фактически принятом товаре, так же в нем может содержаться информация о причинах не приемки товара. Данное сообщение формируется на момент (или после) приемки товара покупателем.

INVOIC (СЧЕТ-ФАКТУРА) — электронное сообщение, которое является аналогом бумажной счет-фактуры.

PRICAT (КАТАЛОГ ТОВАРОВ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о товарах и их ценовых характеристиках. Данное сообщение формируется поставщиком при изменении цены, ассортимента.

PROINQ (ЗАПРОС ПРАЙС-ЛИСТА) — электронное сообщение, которое содержит информацию о поставщике и/или товарах, по которым необходимо получить информацию (прайс-лист). Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о товарах.

COACSU (АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ) — электронное сообщение, которое является аналогом бухгалтерского документа «Акт сверки взаимных расчетов».

COMDIS (КОММЕРЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о несоответствии количества, цен, ставок НДС. Отправляется покупателем при обнаружении в счёт-фактуре (INVOIC) несоответствий.

SLSRPT (ОТЧЕТ О ПРОДАЖАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о проданных товарах. Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о проданных товарах.

INVRPT (ОТЧЕТ ОБ ОСТАТКАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию об остатках товара у покупателя. Отправляется покупателем при необходимости получения информации об остатках товара.

Что такое электронная цифровая подпись?

ЭЦП (Электронная цифровая подпись) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, Вы получаете подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручно и заверенным печатью.

Использование цифровой подписи позволяет осуществить:

  • контроль целостности передаваемого документа,
  • защиту от изменений (подделки) документа,
  • невозможность отказа от авторства,
  • доказательное подтверждение авторства документа.