ООО «Современные технологии торговли» — аттестованный провайдер для передачи электронных ТТН и ТН в Республике Беларусь.
Список нормативных правовых актов, позволяющих это сделать (нажмите для просмотра списка).

Для лучшего понимания процесса работы с электронными накладными ниже описаны два варианта обмена товарно-транспортными накладными: обмен бумажными товарно-транспортными накладными и тот же процесс, но с использованием электронных товарно-транспортных накладных.

Передача электронных накладных

Схема прохождения документов при использовании бумажных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):

  1. Оформление грузоотправителем бумажных накладных в четырех экземплярах.
  2. Передача водителю груза (товара) и первого, третьего и четвертого экземпляров накладных (второй экземпляр остается у грузоотправителя).
  3. Перевозка груза (товара), при этом на руках у водителя по-прежнему первый, третий и четвертый экземпляры накладных.
  4. Проверка товара в процессе перевозки по бумажным накладным.
  5. Передача груза (товара) и первого экземпляра накладной грузополучателю. Составление актов (при необходимости).
  6. Третий и четвертый экземпляры накладной предназначены перевозчику (этот этап на рисунке не обозначен).

Эти же этапы прохождения документов при использовании электронных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):

  1. Создание электронной накладной, а также реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.
  2. Передача перевозчику (экспедитору, водителю) груза (товара) и реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов. Водитель может получить информацию о составе груза любым удобным для него способом: на мобильном устройстве, на экране монитора, либо по бумажной распечатке. При желании поставщик может указывать информацию о составе груза в реестре.
  3. Перевозка груза (товара), на руках у перевозчика должен находиться реестр товарно-транспортных накладных.
  4. Проверка товара в процессе перевозки по реестру товарно-транспортных накладных. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра он проводится в присутствии налогового инспектора, имеющего on-line доступ к электронным накладным.
  5. Передача груза (товара) покупателю. Подписание реестра товарно-транспортных накладных, а также подписание электронной накладной. Составление актов (при необходимости).
  6. После развоза реестр товарно-транспортных накладных остается у перевозчика, и служит основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги и для учета транспортных работ (этот этап на рисунке не обозначен).

Часто задаваемые вопросы

1. С чего мне необходимо начать для работы с электронными накладными?

Для начала работы с электронными накладными необходимо:

  • Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации (см. п.3).
  • Получить легитимный GLN-номер, обратившись в Ассоциацию ГС1 Бел. (см. п.4).
  • Подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника – заключить соглашение с аттестованным EDI-провайдером. Для этого необходимо заполнить и отправить регистрационную форму, расположенную по ссылке на главной странице сайта www.topby.by (кнопка «Подключиться к TOPBY»).
  • Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных и товарных накладных, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.

2. При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?

Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.

3. Где мне взять ключ ЭЦП?

Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для работы с электронными накладными можно использовать ключ ЭЦП, изданный удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» , Республиканским удостоверяющим центром, у них же его можно и приобрести.

4. Где я могу получить GLN? Где я могу получить GTIN (штрихкоды)?

Для получения GLN номера необходимо обратиться в национальную ассоциацию GS1. В Беларуси — это Ассоциация автоматической идентификации ГС1 Бел. Там же можно получить информацию о процедуре получения штрихкодов (GTIN) на товары.

5. Если у нас в организации есть ключ ЭЦП, подойдет ли он для подписания электронной накладной?

Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, если он издан удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» или Республиканским удостоверяющим центром, и издан на физическое лицо, уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.

6. Кто подписывает электронную накладную?

Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.

7. Будут ли где-то храниться отправленные (полученные) электронные накладные? Если да, то где (как долго)?

Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.

8. Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?

Да, передавать накладные можно, при этом учитывая, что если товары (продукция) подлежат штриховому кодированию, то на них необходимо получить штрихкоды (GTIN-ы). Товары, которые не подлежат штриховому кодированию, идентифицируются в передаваемых электронных накладных при помощи внутренних кодов грузоотправителя (грузополучателя).

9. С чем поедет водитель?

При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

10. Как оформляется тара в электронной накладной?

Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

11. Как оформляются возвраты в электронной накладной?

Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.

12. Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?

Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

13. Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?

Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).

Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:

  • Физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»).
  • Обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение).
  • Использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс.
  • Поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL.
  • Внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.

14. Как быстро передается электронная накладная?

По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.

15. Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

16. Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?

По требованиям стандарта СТБ 2353-2014, предъявляемым к аттестованному EDI-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). Это означает, что в случае официального запроса клиента, EDI-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным EDI-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки.

Передача роуминговых сообщений между EDI-провайдерами в пределах Республики Беларусь является бесплатной и для отправителя, и для получателя.

17. Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

18. Услуга по передаче электронных накладных платна? Если ДА, какова стоимость одной электронной накладной?

Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе.

Стоимость создания и передачи электронных накладных дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С развитием количества передаваемых документов в стране эта стоимость будет, безусловно, снижаться.

На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.