ООО «Современные технологии торговли» — аттестованный EDI-провайдер для передачи электронных ТТН и ТН в Республике Беларусь.
Для лучшего понимания процесса работы с электронными накладными ниже описаны два варианта обмена товарно-транспортными накладными: обмен бумажными товарно-транспортными накладными и тот же процесс, но с использованием электронных товарно-транспортных накладных.
Схема прохождения документов при использовании бумажных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):
- Оформление грузоотправителем бумажных накладных в четырех экземплярах.
- Передача водителю груза (товара) и первого, третьего и четвертого экземпляров накладных (второй экземпляр остается у грузоотправителя).
- Перевозка груза (товара), при этом на руках у водителя по-прежнему первый, третий и четвертый экземпляры накладных.
- Проверка товара в процессе перевозки по бумажным накладным.
- Передача груза (товара) и первого экземпляра накладной грузополучателю. Составление актов (при необходимости).
- Третий и четвертый экземпляры накладной предназначены перевозчику (этот этап на рисунке не обозначен).
Эти же этапы прохождения документов при использовании электронных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):
- Создание электронной накладной, а также реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.
- Передача перевозчику (экспедитору, водителю) груза (товара) и реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов. Водитель может получить информацию о составе груза любым удобным для него способом: на мобильном устройстве, на экране монитора, либо по бумажной распечатке. При желании поставщик может указывать информацию о составе груза в реестре.
- Перевозка груза (товара), на руках у перевозчика должен находиться реестр товарно-транспортных накладных.
- Проверка товара в процессе перевозки по реестру товарно-транспортных накладных. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра он проводится в присутствии налогового инспектора, имеющего on-line доступ к электронным накладным.
- Передача груза (товара) покупателю. Подписание реестра товарно-транспортных накладных, а также подписание электронной накладной. Составление актов (при необходимости).
- После развоза реестр товарно-транспортных накладных остается у перевозчика, и служит основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги и для учета транспортных работ (этот этап на рисунке не обозначен).
Часто задаваемые вопросы
1. С чего необходимо начать для работы с электронными накладными? Как подключиться к аттестованному EDI-провайдеру СТТ?
Для подключения к аттестованному EDI-провайдеру и EDI-системе СТТ для обмена электронными накладными со своими бизнес-партнерами необходимо:
- Получить GLN-номер. См. дополнительный материал: Что такое GLN-номер и где его получить?
- Заключить договор на оказание услуг аттестованного EDI-провайдера СТТ и подключиться к EDI-системе СТТ. См. дополнительный материал: Как подключиться к аттестованному EDI-провайдеру СТТ?
- Получить Сертификат открытого ключа (СОК) Электронной цифровой подписи (ЭЦП), настроить и привязать ЭЦП к своему профилю участника электронного документооборота в WEB-версии (личном кабинете) EDI-системы СТТ;
- Получить GTIN на товары для дальнейшей отгрузки по электронным накладным. См. дополнительный материал: что такое GTIN и GTIN ограниченной циркуляции;
- Оповестить своих бизнес-партнеров о подключении и использованию электронных накладных в своей хозяйственной деятельности. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота;
- Настроить внутренние (партнерские) или внешние (роуминговые) связи со своими бизнес-партнерами. См. дополнительный материал: Как настроить EDI-связи для обмена электронными накладными со своими бизнес-партнерами?
2. При использовании электронных накладных, нужно ли дополнительно использовать бумажные?
Не нужно. По существующему законодательству электронная накладная, созданная и переданная через аттестованного EDI-провайдера, обладает полной легитимностью наравне с бумажным документом.
3. Где мне взять ключ ЭЦП?
Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для работы с электронными накладными можно использовать ключ ЭЦП, изданный удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» , Республиканским удостоверяющим центром, у них же его можно и приобрести.
4. Где я могу получить GTIN? Где я могу получить GTIN (штрихкоды)?
Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить джитин. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.
5. Если у нас в организации есть ключ ЭЦП, подойдет ли он для подписания электронной накладной?
Можно использовать уже имеющийся ключ ЭЦП, если он издан удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» или Республиканским удостоверяющим центром, и издан на физическое лицо, уполномоченное в организации к подписанию товарно-транспортных и товарных накладных.
6. Кто подписывает электронную накладную?
Лицо, уполномоченное в соответствии с законодательством или доверенностью действовать (подписывать товарно-транспортные и товарные накладные) от имени юридического лица.
7. Будут ли где-то храниться отправленные (полученные) электронные накладные? Если да, то где (как долго)?
Отправленные (полученные) электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, грузополучателя и у EDI-провайдера, через которого они были переданы, в течение срока, определенного законодательством РБ.
8. Если у меня нет штрихкодов (GTIN) на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?
Нет. Не можете.
Согласно Постановлению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19 декабря 2019 №12/76/42/20 (в ред. Постановления НАН, Минфина, МНС, Минсвязи от 03.05.2021 №2/37/20/7) «Об утверждении структуры и формата электронных накладных» с 01.07.2021г. внесены изменения в структуру и формат электронных накладных. Одним из таких изменений стало обязательным указание GTIN товара в электронных накладных.
Чтобы получить GTIN необходимо обратиться к нашему Партнеру – в Ассоциацию «ГС1 Бел (GS1 Belarus)».
В разделе «Услуги» на сайте «ГС1 Бел (GS1 Belarus)» прописан простой алгоритм как получить джитин. Как получить штрихкод или артикул, код поставщика или код покупателя.
9. Если у меня есть внутренние GTIN, GTIN ограниченной циркуляции на товар, могу ли я пользоваться электронной накладной?
Да, можете.
GTIN ограниченной циркуляции можно использовать в новом формате электронных накладных с 1 сентября непосредственно внутри субъектов хозяйствования, без обращения к Системе ePASS с целью идентификации товаров для внутреннего перемещения, учета.
10. С чем поедет водитель?
При создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. Реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.
По требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.). Проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.
11. Как оформляется тара в электронной накладной?
Аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.
12. Как оформляются возвраты в электронной накладной?
Аналогично, как и в случае с бумажной накладной. Грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. То есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем — организация, поставившая товар.
13. Могу ли я доверять Вам, как оператору по передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных?
Деятельность по созданию и передаче электронных товарно-транспортных и товарных накладных осуществляется EDI-провайдерами, прошедшими в установленном законодательством РБ порядке Аттестацию на соответствие требованиям стандартов в области создания и передачи электронных накладных (СТБ 2341-2013, СТБ 2353-2014) и требований иных законодательных и нормативных документов Республики Беларусь по электронному обмену данными. Аттестация проводится комиссией, в составе представителей госорганов, после успешного прохождения которой провайдеру выдается Аттестат со сроком действия на один год. С полным перечнем аттестованных EDI-провайдеров можно ознакомиться на сайте Государственного предприятия «Центр систем идентификации».
14. Какие методы защиты информации применяются при передаче электронной накладной?
Система защиты информации программно-технического комплекса на базе EDI-технологий «Информационно-справочная система «TOPBY» прошла необходимые испытания и подтвердила соответствие требованиям по защите информации Республики Беларусь. С учетом результатов оценки был выдан Аттестат соответствия (действителен до 27.01.2021г.).
Ключевыми элементами обеспечения информационной безопасности системы являются:
- Физическая защита от несанкционированного доступа (размещение инфраструктуры на распределенных ЦОДах РУП «Белтелеком»).
- Обеспечение целостности и подлинности электронных документов корректностью встраивания и использования ЭЦП (экспертное заключение).
- Использование безопасных протоколов обмена информацией для работы через Web-интерфейс.
- Поддержка различных вариантов протоколов передачи данных: HTTPS, FTP, AS/2, SOAP, SSL.
- Внутренними регламентами и инструкциями в соответствии с политикой безопасности.
15. Как быстро передается электронная накладная?
По требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным EDI-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. В реальности передача накладной от Отправителя до Получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит в течение 1-2 минут.
16. Что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?
Незамедлительно сообщить об этом факте EDI-провайдеру. EDI-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.
17. Как будет осуществляться роуминг между EDI-провайдерами?
В EDI-системе СТТ реализован функционал самостоятельной настройки внутренних (партнерских) или внешних (роуминговых) связей со своими бизнес-партнёрами по обмену электронными накладными с клиентами следующих провайдеров:
- «Электронные документы и накладные» ООО;
- «Бидмартс» ООО;
- «Производственное объединение «Белоруснефть» РУП;
- «ЮрСпектр» ООО;
- «МетаЭра» ООО;
- «ИВЦ Минфина» РУП.
Если провайдер Вашего партнера не указан выше — то для настройки роуминга нужно связываться со специалистами нашей компании. Услуга настройки роуминга бесплатна.
Подробнее о том, как самостоятельно подключить роуминг со своими бизнес-партнерами, см. в нашей статье по настройке внешних (роуминговых) связей.
18. Могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?
Да. Вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.
19. Услуга по передаче электронных накладных платна? Если ДА, какова стоимость одной электронной накладной?
Да, услуга по передаче электронных накладных осуществляется EDI-провайдером на платной основе.
Стоимость создания и передачи электронных накладных дешевле стоимости бумажного варианта комплекта ТТН-1 (ТН-2), при этом не учитывая трудовых и организационных затрат, которые в разы ниже при электронном варианте обмена. С развитием количества передаваемых документов в стране эта стоимость будет, безусловно, снижаться.
На сегодняшний день мы предлагаем различные пакеты по обмену электронными накладными в зависимости от количества передаваемых документов. Более подробную информацию уточняйте у менеджеров нашей компании.