Клиент

ОАО “Савушкин продукт” — лидер молочной отрасли страны, один из крупнейших производителей натуральной молочной продукции Восточноевропейского региона. Компания возглавляет рейтинг эффективно работающих предприятий пищевой отрасли Республики Беларусь.

Проблема \ задачи:

На момент обращения ОАО “Савушкин продукт” в ООО “Современные технологии торговли” в 2015 году перед компанией стояла задача разработать и внедрить систему электронного документооборота товарных и товарно-транспортных накладных с поставщиками сырья — фермами.

По итогам успешной реализации данной задачи появилась необходимость в совершенствовании следующих бизнес-процессов:

  • большое количество перевозчиков затрудняло единый подход к документообороту Актами оказанных услуг и выполненных работ,
  • очевидная необходимость наладить эффективный документооборот любыми значимыми документами как между всеми подразделениями и филиалами самого предприятия, так и с его внешними контрагентами,
  • потребность сделать процесс взаимодействия со своими партнёрами и Торговыми домами в Российской Федерации более быстрым, работу с документами более точной,
  • дать возможность контрагентам без компьютерной инфраструктуры и учетных систем создавать и подписывать электронные накладные при помощи мобильной электронной цифровой подписи.

Решение

Внедрение электронного документооборота осуществлялось поэтапно, в зависимости от приоритета поставленных задач.

Внедрение электронных накладных в работе с поставщиками сырья — фермами.

Для этого потребовалось создать инфраструктуру с более, чем сотней контрагентов. Специалисты ООО “Современные технологии торговли” произвели регистрацию всех поставщиков и их пользователей, провели их обучение.

Для простоты и удобства работы с системой TOPBY.BY в условиях отсутствия на фермах полноценных ERP-систем была предложена работа через WEB-интерфейс провайдера.

Товарно-транспортная накладная поставщиков молока имеет свою специфическую дополнительную информацию, поэтому структура электронной товарно-транспортной накладной была доработана, а в форму создания накладной на WEB-интерфейсе были добавлены необходимые поля. После доработок ввод информации при создании накладной получился полным и удобным.

— Перевод сотрудничества со всеми перевозчиками на электронные Акты оказанных услуг / выполненных работ.

Был создан единообразный электронный структурированный Акт оказанных услуг / выполненных работ, по которому сейчас работают все перевозчики. Это позволило не только перейти на “безбумажный” документооборот с перевозчиками, но и уменьшило число ошибок в них, ускорило время подготовки и гарантировало доставку документов и их сохранность.

Для большинства перевозчиков наиболее удобной оказалась работа с системой TOPBY.BY через WEB-интерфейс.

— Передача EDI-сообщений в работе с Торговыми домами в Российской Федерации.

Торговые дома в России работали через двух провайдеров электронного документооборота — АО «ПФ «СКБ Контур» и ООО «Э-КОМ». Для взаимодействия с ними был налажен международный роуминг, в чем команда ООО “CТТ” имела опыт.

Также по запросу ОАО “Савушкин продукт” были добавлены дополнительные необходимые для работы с поставками поля, что сделало работу более эффективной.

— Электронный обмен Документами свободной формы с контрагентами.

Эффективность электронного документооборота через аттестованного EDI-провайдера ООО “ Современные технологии торговли” и налаженность системы работы по электронным Накладным и Актам заинтересовало ОАО “Савушкин продукт” во внедрении других типов электронных документов.

Возможности EDI-системы TOPBY.BY включают в себя быстрый и гарантированный обмен любыми видами документов. Это реализуется с помощью передачи электронных Документов свободной формы. Впервые этим сервисом ОАО “Савушкин продукт” воспользовалось в 2018 году, и постоянно увеличивает сферу его применения.

— Создание электронных накладных напрямую в смартфоне или планшете и их подписание с помощью SimID.

ОАО “Савушкин продукт” разработало мобильное приложение, позволяющее создавать накладные на мобильных устройствах. В 2019 году совместно с провайдером телекоммуникационных, ИКТ- и контент-услуг “А1” была реализована возможность подписания документов ЭЦП на мобильных устройствах. Это позволило не получать отдельный ключ ЭЦП для работы на компьютере, а использовать SIM-карту телефона.
Для реализации этой технологии команда ООО “Современные технологии торговли” осуществила интеграцию мобильного приложения с EDI-системой TOPBY.BY посредством WEB-сервисов, произведя индивидуальные настройки.

Сотрудничество ОАО “Савушкин продукт” и EDI-провайдера ООО “Современные технологии торговли” интересно наличием нестандартных задач. На разных этапах специалисты провайдера:

  • настроили разделение документов на разные потоки по их типам (форвардинг), что позволило раздельно получать и передавать документы, относящиеся к разным сферам деятельности,
  • разработали сервисы по генерации визуальной формы накладной и реестров, что позволило скачивать и распечатывать любые типы электронных документов.

Результат

В результате перехода на электронный документооборот ОАО “Савушкин продукт”:

  • упорядочило работу с накладными поставщиков сырья, переведя их в электронный вид,
  • свело к единообразию документооборот с перевозчиками,
  • получило возможность работы с Торговыми домами в Российской Федерации с применением электронных документов,
  • реализовало возможность передачи и подписи любых типов Документов в электронном виде,
  • реализовало возможность подписи и передачи электронных документов через мобильные устройства.

Внедрение электронного юридически значимого документооборота силами EDI-провайдера ООО “Современный технологии торговли” также позволило ОАО “Савушкин продукт” дополнительно получить следующие выгоды:

  • количество ошибок в документах сократилось практически до нуля,
  • ускорилась подготовка документов и уменьшились затраты на их создание,
  • появилась гарантия наличия оригиналов электронных документов.

За 5 лет сотрудничества количество юридических лиц, с которыми взаимодействует ОАО “Савушкин продукт” посредством  EDI-системы TOPBY.BY,  превысило 500.