В эпоху инноваций многие компании начинают задумываться над переходом на электронный документооборот.
Как сделать это быстро, без существенных затрат, стресса для сотрудников и максимальным эффектом для бизнеса?

Чтобы развеять страхи и вдохновить вас на инновации мы поделимся подробным алгоритмом действий:

Шаг 1 — Получение сертификата открытого ключа ЭЦП организации.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, получаемый благодаря криптографической трансформации информации с использованием особого ключа. Прилагается к документу, чтобы установить аутентичность: ЭЦП является доказательством факта подписания и подтверждает, что подпись поставил именно владелец сертификата ключа подписи.

Ключ ЭЦП выдается руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством РБ или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя. Для работы с электронными накладными можно использовать ключ ЭЦП, изданный удостоверяющим центром РУП «Информационный издательский центр по налогам и сборам» , Республиканским удостоверяющим центром, у них же его можно и приобрести.

Шаг 2 — Получение легитимного GLN-номера.

GLN-номер — международный идентификатор участника электронного документооборота (обязателен для работы с электронными накладными).

Для получения GLN-номера необходимо обратиться в Ассоциацию ГС1 Бел.

Шаг 3 — Выбор варианта работы с EDI-платформой TOPBY.

Мы предлагаем 2 варианта работы с EDI-провайдером:

  • Использование Web-интерфейса — решение подходит в основном для небольших компаний, зачастую не имеющих собственной учетной системы (УС), документооборот которых небольшого объема. Всю необходимую работу с документами пользователь может осуществлять, используя интерфейс сайта http://ctt.by/ (отправлять и получать заказы/ответы на заказы/э-накладные и пр.).
    Для начала работы достаточно наличия интернета и веб-браузера.
  • Интеграция с учетной системой пользователя (прямой EDI-обмен) — решение предназначено в основном для компаний с большим объемом документооборота. Используя данный вариант подключения, автоматизируется отправка и получение всех документов непосредственно из УС. Данный вариант подключения наиболее эффективен.
    Для запуска решения потребуется установка и настройка дополнительного программного обеспечения (как установить ключ ЭЦП).

Шаг 4 — Подключение к системе электронного документооборота в качестве участника – заключение соглашение с аттестованным EDI-провайдером TOPBY.

Для этого необходимо заполнить форму, кликнув кнопку «Подключиться» или заказать обратный звонок, в таком случае специалист свяжется с Вами и направит все необходимые формы для заполнения заявки.

Шаг 5 — Оповещение своих контрагентов о переходе электронный документооборот.

Для начала работы с электронными документами необходимо оповестить своих контрагентов, уведомив их официальным письмом с копией на EDI-провайдера TOPBY. Для обмена электронными накладными ваши контрагенты также должны быть участниками системы электронного документооборота.

Полезно знать: как обновить ключ ЭЦП

Шаг 6 — Проведение внутреннего обучения сотрудников.

Разошлите сотрудникам подробные инструкции работы с платформой TOPBY, которые будут предоставлены сразу после подключения. Расскажите, чем же будет полезен для них переход на электронный документооборот. К примеру, сэкономит время, избавит их от многих рутинных задач, сократит риски допустить ошибку либо потерять важные документов. Помните, для эффективной и приносящей пользу работы документооборота, сотрудники должны понять для себя его ценность и действительно начать обмениваться документами в электронном формате.

В отличие от многих способов оптимизации бизнеса, EDI-платформа TOPBY — инструмент, пользу которого можно ощутить прямо на старте, просто подсчитав экономию ресурсов, которую удастся достичь с новым решением.

Надеемся, наш алгоритм будет полезен Вам и вдохновит на первые шаги в трансформации документооборота вашего бизнеса.

Подключайтесь уже сейчас!