Электронный документооборот урегулирован на законодательном уровне. Поэтому любой документ в электронном виде, подписанный ЭЦП, обладает такой же юридической силой, как и бумажный аналог, скрепленный подписями заинтересованных сторон.
Что говорит законодательство:
-
- Закон «Об электронных документах и ЭЦП» гл. 3 ст. 19, принятый в декабре 2009 года.
Документация, которая была оформлена физическим лицом или компанией на бумаге и в электронном виде с одинаковым содержанием, обладает равной юридической силой, при условии, что электронный документ подписан ЭЦП и передан через аттестованного EDI-провайдера.
Разрешено составлять договоры в письменном виде на бумаге и с идентичным содержанием в электронном виде. Договор подписывается заинтересованными лицами собственноручно или с применением специальных технических средств в виде ЭЦП.
Первичную учетную документацию можно составить на бумаге и (или) заполнить в электронном виде.
Плательщик имеет право предоставить в налоговый орган информацию в виде электронного документа.
Могут ли суды и органы проверки принимать электронные документы?
Заявитель может подавать в судебные и проверяющие органы документы как в бумажном, так и в электронном виде, подписанные ЭЦП. В законодательстве сказано, что документация в цифровом формате обладает той же юридической силой, что и на бумажном носителе.
В соответствии с положением о порядке организации и проведения проверок (абз. 3 п. 4, 2 Главы Положения от 16.10.2009 N 510) надзорные органы имеют право требовать и получать необходимую документацию для разъяснения спорных ситуаций в электронном виде. Также разрешено получать копии таких документов.
В соответствии с хозяйственно-процессуальным кодексом Республики Беларусь документы, подписанные ЭПЦ, могут служить в качестве доказательства соблюдения требований Кодекса, иного законодательства и договора.
Кто подписывает документацию ЭЦП?
Практика ведения электронных документов не отличается от традиционного делопроизводства. Если на бумаге должностное лицо ставит подпись собственноручно, то при работе с цифровым форматом использует личный ключ ЭПЦ.
Важно. Должностное лицо должно обладать соответствующими для подписания документов полномочиями. Если такие полномочия отсутствуют, подпись считается незаконной.
Возможно наличие нескольких ключей ЭЦП в компании (на каждое материально ответственное лицо). Однако, для придания юридической значимости электронного документа, достаточно подписи организации (или атрибутного сертификата уполномоченного лица организации).
В Законе «Об электронных документах и ЭЦП» ч. 5 ст. 23, принятом в декабре 2009 года, говорится, что ЭЦП с личным ключом, которым владеет физическое лицо, приравнивается к собственноручной подписи, проставленной на бумажном носителе.
Полезно знать: как установить сертификат ЭЦП.
Требуется ли распечатка электронных документов?
Организация имеет право не распечатывать электронные документы. Это положение закреплено в статье №19 закона об «Электронных документах и ЭЦП». В соответствии с законодательством оригинал электронного документа существует только в электронном виде.
Существуют ли требования к форме электронной документации?
Цифровой документ состоит из двух частей:
- Общая, которая представляет содержание. Эта часть считается видимой, она содержит текст.
- Особенная — это электронно-цифровая подпись, которая может быть в одном или в нескольких экземплярах.
Закон «Об электронных документах и ЭЦП» говорит, что в общей части содержится вся необходимая информация, которая и составляет тело документа.
Особенная часть содержит ЭЦП, а также может включать штамп времени, дополнительную информацию, которая потребуется для проверки подписи и идентификации документации. Эти особенности установлены техническими нормативными правовыми актами.
Полезно знать: как обновить сертификат ЭЦП.
Как подтвердить законность электронно-цифровой подписи?
В 2010 году был издан Указ «О лицензировании отдельных видов деятельности». По законодательству услуги по подписанию документации ЭЦП — это нелицензируемая деятельность. Поэтому разработкой сервисов для подписания цифровых бумаг ЭЦП и поддержанию их функционирования может заниматься любая коммерческая организация.
Рекомендуется обращаться к аттестованным EDI-провайдерам, деятельность которых подтверждена Национальным центром электронных услуг Беларуси.