Электронный документооборот урегулирован на законодательном уровне. Поэтому любой документ в электронном виде, подписанный ЭЦП, обладает такой же юридической силой, как и бумажный аналог, скрепленный подписями заинтересованных сторон.

Что говорит законодательство:

  • Закон «Об электронных документах и ЭЦП» гл. 3 ст. 19, принятый в декабре 2009 года.
  • Документация, которая была оформлена физическим лицом или компанией на бумаге и в электронном виде с одинаковым содержанием, обладает равной юридической силой, при условии, что электронный документ подписан ЭЦП и передан через аттестованного EDI-провайдера.

  • ГК РБ ч. 1 п. 2. ст. 404
  • Разрешено составлять договоры в письменном виде на бумаге и с идентичным содержанием в электронном виде. Договор подписывается заинтересованными лицами собственноручно или с применением специальных технических средств в виде ЭЦП.

  • Закон №57-3 «О бухгалтерском учете и отчетности» ч. 1 п. 7 ст. 10, принятый в июле 2017 года
  • Первичную учетную документацию можно составить на бумаге и (или) заполнить в электронном виде.

  • Налоговый кодекс РБ п. 3 ст. 27
  • Плательщик имеет право предоставить в налоговый орган информацию в виде электронного документа.

Могут ли суды и органы проверки принимать электронные документы?

Заявитель может подавать в судебные и проверяющие органы документы как в бумажном, так и в электронном виде, подписанные ЭЦП. В законодательстве сказано, что документация в цифровом формате обладает той же юридической силой, что и на бумажном носителе.

В соответствии с положением о порядке организации и проведения проверок (абз. 3 п. 4, 2 Главы Положения от 16.10.2009 N 510) надзорные органы имеют право требовать и получать необходимую документацию для разъяснения спорных ситуаций в электронном виде. Также разрешено получать копии таких документов.

В соответствии с хозяйственно-процессуальным кодексом Республики Беларусь документы, подписанные ЭПЦ, могут служить в качестве доказательства соблюдения требований Кодекса, иного законодательства и договора.

Кто подписывает документацию ЭЦП?

Практика ведения электронных документов не отличается от традиционного делопроизводства. Если на бумаге должностное лицо ставит подпись собственноручно, то при работе с цифровым форматом использует личный ключ ЭПЦ.

Важно. Должностное лицо должно обладать соответствующими для подписания документов полномочиями. Если такие полномочия отсутствуют, подпись считается незаконной.

Возможно наличие нескольких ключей ЭЦП в компании (на каждое материально ответственное лицо). Однако, для придания юридической значимости электронного документа, достаточно подписи организации (или атрибутного сертификата уполномоченного лица организации).

В Законе «Об электронных документах и ЭЦП» ч. 5 ст. 23, принятом в декабре 2009 года, говорится, что ЭЦП с личным ключом, которым владеет физическое лицо, приравнивается к собственноручной подписи, проставленной на бумажном носителе.

Полезно знать: как установить сертификат ЭЦП.

Требуется ли распечатка электронных документов?

Организация имеет право не распечатывать электронные документы. Это положение закреплено в статье №19 закона об «Электронных документах и ЭЦП». В соответствии с законодательством оригинал электронного документа существует только в электронном виде.

Существуют ли требования к форме электронной документации?

Цифровой документ состоит из двух частей:

  • Общая, которая представляет содержание. Эта часть считается видимой, она содержит текст.
  • Особенная — это электронно-цифровая подпись, которая может быть в одном или в нескольких экземплярах.

Закон «Об электронных документах и ЭЦП» говорит, что в общей части содержится вся необходимая информация, которая и составляет тело документа.

Особенная часть содержит ЭЦП, а также может включать штамп времени, дополнительную информацию, которая потребуется для проверки подписи и идентификации документации. Эти особенности установлены техническими нормативными правовыми актами.

Полезно знать: как обновить сертификат ЭЦП.

Как подтвердить законность электронно-цифровой подписи?

В 2010 году был издан Указ «О лицензировании отдельных видов деятельности». По законодательству услуги по подписанию документации ЭЦП — это нелицензируемая деятельность. Поэтому разработкой сервисов для подписания цифровых бумаг ЭЦП и поддержанию их функционирования может заниматься любая коммерческая организация.

Рекомендуется обращаться к аттестованным EDI-провайдерам, деятельность которых подтверждена Национальным центром электронных услуг Беларуси.